コレクションを管理する
アートコレクターのみなさま、コレクション管理をどのようにされているでしょうか？
この記事でのコレクション管理とは、倉庫などの作品そのものの管理ではなく、作品情報の管理、つまり作品情報をデータベース化することについてのまとめ記事です。
そもそも、購入した作品をデータベース化する必要はあるのでしょうか？
コレクション作品が増えてきたり、作品購入して時が経つと、忘却の彼方に消え去ってしまいます。
どの作品を幾らで購入したのか？
作品は現在どこに保管しているのか？
タイトルや制作年は？証明書は付いていた？
･･･など、コレクション作品に付随する情報はとても多く、テキスト化や画像情報を付けて管理しないと、あとで必要な情報が取れなくなってしまいます。
コレクションした作品の関連情報は早めに記録しておきたいですね
今回はコレクション管理ツールとして、Notionというツールを使って管理することをおすすめしたいと思います。
Notionとは？
ところでNotionとはどのようなツールでしょうか？
Notionは、サンフランシスコに拠点を置く2016年に設立されたスタートアップNotion Labs Incによって開発された、メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理のためのオールインワンワークスペースです。
一言でいうなら｢何でもできるドキュメントツール｣ではないでしょうか。
また、2021年10月のアップデートで日本語化され、私たちにとってかなり身近になりました。
NotionWEBのTOPページ
Notionでコレクションを管理する方法
筆者はこれまでEvernoteを使って、コレクション作品の情報管理を行っていました。
しかし、Notionを知った今、すぐに乗り換えを決断しました。
理由は、素晴らしく使いやすいからです。
以下に7つの理由をまとめてみました。
- 無料で使用可能
- 自分の好きなように、自由なカスタマイズが可能
- 日本語対応済で、手軽にサクッと入力出来る。
- 異なるデバイス間でも閲覧・編集可能。いつでもどこでも使えます
- 豊富な機能が満載〜コレクションの金額の自動計算、画像も埋め込み可能
- galleryビューの使用で、サイトのようにも使える
- 仕事やプライベートにも使えて、日常活用できるマルチツール
なお、Notionは随時アップデートされており、日々進化しています。
さらに魅力的な理由が追加されていくことも十分考えられます。
YouTubeやWebサイトには沢山の活用方法が載っていますので参照してみてください。
Notionをおすすめする「7つの理由」
それでは、Notionをおすすめする「7つの理由」を以下にまとめて行きたいと思います。
1）無料で使用可能
Nortionは無料のツールです。※有料版プランもあり
国外のサービスでアート専門のオンラインツールが出ていますが、有料で結構な金額が掛かります。
Nortionは完全無料の、メモも計算も画像保存も可能なマルチなツールです。
なお、画像ファイルなど、5MB以上の容量を超えると使用が制限されます。有料版へのアップグレードが必要とされます。
Notionの料金プランです。
無料で使いたい方は、作品画像をInstagramなど別の場ににアップして、URLリンクのテキストデータを記載するなど工夫が必要です。
2）自分の好きなように、自由なカスタマイズが可能
項目も沢山入力出来ます。各項目別にソートも簡単に出来ますので、自分の目的や活用シーンに応じてカスタマイズしていきましょう。
項目は自分の任意で設定可能です
各項目の頭に表示されているマークは、入力形式が異なっているという表示です。
基本的にはテキスト入力（文字入力）ですが、年月日は「カレンダー」、金額なら「数値」、画像は「ファイル添付」など、自由に設定可能です。
作成したデータはCSVでエクスポートも可能です。Notionの使い勝手が悪く感じても、他のサービスに引っ越ししやすい設計です。
3）快適操作〜手軽にサクッと入力出来る
Notionはクラウドサービスながら、サクサク軽快に入力が可能です。動作が軽快なので、ストレスが少なくて、とても快適に入力出来ます。
UIも素晴らしく、複雑に見えても慣れると使い勝手がとても良いです。
作成した項目にどんどん追加情報や画像を入れていきます。
4）異なるデバイス間でも閲覧・編集可能。いつでもどこでも使えます
Notionは、WEB、PC、アプリなどが用意されていて、自分の活用シーンに応じて使用出来ます。
自宅でPCから情報入力、外出先でスマホアプリから自分のコレクション確認するなど、デバイスに依存しませんので使い勝手が良いですね。OSもWindows、Macいずれも対応しています。
5）豊富な機能が満載〜コレクションの金額の自動計算、画像も埋め込み可能
Notionは機能が豊富で、縦横無尽にコレクション管理に活用が出来ます。
Excelのように関数も対応しているので、コレクション作品全体の金額も自動計算されますし、グループ機能を使って作家別のコレクション表示なども可能です。
また、コレクション作品のリスト以外でも、分割払いを行っている作品の状況だったり、今後検討したい作家のリストも同じ画面上で管理することも可能です。
※画面は一例です〜データベースとして管理したい項目は幾つでも作成出来ます。
画像も添付可能ですし、PDFなどの資料を追加で入れることも可能です。
6）galleryビューの使用で、サイトのようにも使える
整理したコレクションをひとつのWEBサイトとして外部に公開も可能です。
ボタン式で外部公開が可能です
Nortionには画像をアップロードすることができますが、ビューの形式も多様で、画像を表示するギャラリービューという選択画面では、以下のようにコレクションサイト的な見せ方も可能。URLが発行されるので、外部への公開も可能です。
「ギャラリービュー」モードのNotion画面
管理するだけではなく、自分で見て楽しめるツールですね。
ギャラリービューの中でソートして作家別にまとめたり、年代順に表示するなども可能です。
7）仕事やプライベートにも使えて、日常活用できるマルチツール
コレクション管理用だけでなく、仕事用やプライベートなどにも活用出来るNotion。
筆者はEvernoteから切り替えて使用しています。
仕事でも日常でも活用するシーンが増えるので、日常で活用するツールになりました。
保存しておきたいアートニュースや、見逃せない展覧会情報の管理など、コレクション管理以外でも大活躍してくれそうです。
Notionの最新情報は以下のSNSより収集可能です。
興味がある方は、是非チェックしてみてください。
Notionで良いコレクションLifeをお送りください。
それでは、また！
